Jak wybrać system CRM?

Nie ma prostego i idealnego sposobu na wybór odpowiedniego systemu CRM. Grono potencjalnych kandydatów można jednak nieco zawęzić dzięki zastosowaniu tych prostych pięciu kroków.

1. Określ własne potrzeby
Dobranie odpowiedniego dostawcy systemu CRM będzie o wiele łatwiejsze, kiedy dokładnie określisz swoje potrzeby. Podstawowymi pytaniami, jakie należy sobie zadać, to: jakie są potrzeby i wymagania pracowników? Jakie są mocne i słabe strony działających obecnie procedur? W jaki sposób CRM będzie w stanie pozytywnie na nie wpłynąć?

Mówi się, że systemy CRM to ideologia, a nie oprogramowanie. Nie zmienia to faktu, że systemy te są wciąż narzędziami i to one powinny dopasować się do firmy, a nie na odwrót. Dlatego też, zresztą, tak wysoce pożądane są konfigurowalne i elastyczne systemy CRM.

2. Pamiętaj o kliencie
W przeciwieństwie do rozwiązań typu ERP, dobry CRM stawia potrzeby klienta nawet przed potrzebami pracownika. Głównym celem wdrożenia CRM jest przyspieszenie obsługi klienta, kiedy ten ma do czynienia z działem sprzedaży, marketingu i wparcia. Idealny CRM oczywiście ułatwi i przyspieszy również pracę pracowników, ale potrzeby klienta zawsze
będą miały priorytet.

3. Planuj rozwój
CRM to inwestycja na wiele lat. Dobry CRM powinien mieć możliwość rozrastania się wraz z Twoją firmą - zarówno pod kątem liczby obsługiwanych użytkowników, jak i wdrażania nowych modułów, funckjonalności oraz rozwiązań. Dlatego niezwykle istotne są oferowane przez dostawcę warunki rozbudowy systemu - te handlowe, ale również czysto techniczne. Czy system jest sztywny i zamknięty? A może jest tak konfigurowalny, że w razie potrzeby dostosuje się do zmian zachodzących w firmie? Warto również poznać plany dostawcy w zakresie rozwijania jego systemu CRM.

4. Wytypuj odpowiedni system CRM
Na rynku funkcjonuje wiele systemów CRM, część z nich jest nawet z góry przeznaczona dla jakiejś konkretnej branży. Trzeba sobie odpowiedzieć na pytanie, czy wszystkie funkcjonalności znajdą zastosowanie w firmie? Dla firm o jakiej skali został napisany dany CRM? Czy licencja jest dzierżawiona czy może wykupowana na stałe? Jak przedstawiają się możliwości synchronizacji nowego CRM z już używanym oprogramowaniem? Czy CRM jest mobilny? Jasność w tych zagadnieniach pomoże odsiać wiele systemów CRM i pozwoli skupić się na tych najbardziej dopasowanych do firmy.

5. Zwróć uwagę na intuicyjność interfejsu
Większość pracowników jest z reguły niechętna nowym systemom informatycznym. Dlatego niezwykle istotnym jest, by wdrażany system CRM był intuicyjny i posiadał narzędzia ułatwiające adaptację (podsumowania, raporty, linki) - a najlepiej możliwość indywidualnego dopasowania interfejsu. Taka "przyjazność dla użytkownika" pozwoli pracownikowi szybciej oswoić się z nowym narzędziem.