Integracja Bs4 CRM z Graffiti.ERP

Na życzenie jednego z naszych kluczowych kontrahentów, przedsiębiorstwa zajmującego się handlem oraz dystrybucją dodatków i składników żywnościowych, firma Questy zintegrowała systemy Bs4 CRM oraz Graffiti.ERP.

Jako iż firma wykorzystuje w codziennych kontaktach z kontrahentami system B4 CRM (ze względu na jego elastyczność), a do obsługi wszystkich innych zadań i procedur Graffiti.ERP, zrodziła się potrzeba synchronizacji tych dwóch systemów. Ustalenia z rozmów handlowych archiwizowane w CRM musiały być przełożone na kartoteki kontrahentów w systemie ERP, natomiast dane dotyczące faktur, zaległości, produktów, które są zapisywane w Graffiti, miały znaleźć się w odpowiednich miejscach systemu CRM.

Ogólny zakres integracji miał obejmować dane:

Kontrahentów

nazwa skrócona
nazwa pełna
NIP
NIP UE
miejscowość
kod pocztowy
adres (ulica oraz nr domu)
region
kod
typ: Dostawca/Odbiorca
telefon
e-mail
strona www
podział I
podział II
Ilość dni przy płatności przelewem
domyślna forma zapłaty na fakturze
kwota limitu przy płatności przelewem
osoby kontaktowe

Produktów

nazwa
indeks/skrót
j.m.
rodzaj produktu
stawka VAT
rodzaj 1
rodzaj 2
rodzaj 3
rysunek technologiczny
nazwa dodatkowa indeksu

Pobieranie z ERP do CRM wszystkich nowych rekordów, czyli odświeżanie, miało następować w określonych odstępach czasowych. Ponadto po każdej zmianie danych w kartotece firmy w CRM, program miał od razu aktualizować dane w ERP. Możliwy musiał być również eksport nowych klientów z CRM do ERP na żądanie użytkownika (w zakresie powyższych danych).

Po analizie oczekiwań Klienta przystąpiliśmy do prac. Ich efektem jest dwustronna integracja Graffiti.ERP oraz Bs4 CRM w wyżej określonych ramach. Zakres integracji może być określony indywidualnie i nie musi wyglądać tak, jak w powyższym przykładzie. Za każdym razem projekt dopasowywany jest do potrzeb i oczekiwań klienta.

Przykładowym procesem, który został usprawniony dzięki integracji jest możliwość szybkiego sprawdzenia warunków finansowych kontrahenta bez potrzeby zaglądania do systemu ERP. Przydatne w szczególności osobom zajmującym się negocjacjami i sprzedażą terenową (BS4 CRM jest dostępny przez przeglądarkę internetową). Pracownik może ocenić zdolność kontrahenta zdalnie, nawet w trakcie spotkania poza siedzibą firmy co znaczeni wpłynęło na szybką ocenę i pozwoliło na dynamiczne negocjacje.