Graffiti ERP w branży spożywczej

W branży spożywczej możemy poszczycić się wieloma udanymi wdrożeniami. Jedną z firm w której mieliśmy przyjemność zaimplementować system Graffiti.ERP jest Hortimex Spółka Komandytowa. W trakcje poszukiwań systemu klasy CRM okazało się, iż bardzo przydałby się Hortimexowi nowoczesny, zintegrowany program do obsługi całej firmy. W trakcie rozmów firma zwróciła szczególną uwagę na możliwość obsługi cen ewidencyjnych, jak i na nowoczesny interfejs (program ERP na którym pracowali oparty był na interfejsie DOS). Kolejnym plusem dla Graffiti była możliwość konfiguracji wielu dodatkowych modułów których nie dało się skonfigurować w starym programie, a także mnogość informacji podstawowych dotyczących opisu katalogu towarów. Po analizie problemów i szeregu prezentacji Hortimex zdecydował się na system Graffiti.ERP. Oto niektóre z rozwiązań polepszających ergonomię pracy, oraz uzupełniających luki w infrastrukturze informatycznej firmy:

Wprowadzenie planów sprzedaży

Hortimex w dużej mierze opiera swój schemat sprzedaży na analizie planów wprowadzanych przez poszczególne oddziały handlowe jak i przez centralę.
Przed wdrożeniem systemu plany te nie były powiązane bezpośrednio z systemem sprzedażowym co narażało firmę na dodatkową analizę wartości sprzedaży względem planów.

Z systemem Graffiti dostarczyliśmy gotowy moduł planowania sprzedaży z możliwościami dogłębnej analizy i obliczeniami wartości na bieżąco, bazując na informacjach zawartych w jednej bazie. Plan wprowadzony w którymkolwiek z oddziałów jest dostępny dla zainteresowanych pracowników firmy natychmiast po wprowadzeniu danych do systemu. Jego realizację widać wraz z wystawianymi fakturami sprzedaży. Przyspieszyliśmy tym samym procedurę ustaloną wcześniej przez analityków firmy, ułatwiając im pracę i zwiększając możliwości przerobowe działów handlowych.


Zarządzanie składem celnym

Ponieważ towar którym handluje Hortimex pochodzi z poza Unii Europejskiej ważnym czynnikiem systemu jest obsługa składu celnego. Wcześniejszy system nie był przygotowany na taką funkcjonalność i skład celny obsługiwany był przez program zewnętrzny co powodowało duży dyskomfort pracy i brak integracji tych ważnych danych.

Wdrożony przez Questy system ma możliwość obsługi składu celnego oferując nawet prowadzenie magazynu wirtualnego, pozabilansowego, na którym szybko można sprawdzić stan towaru, oraz przygotować wywołanie wybranej partii przyspieszając sprzedaż. Dzięki modułowi Grafrap (raportowanie w SQL) mogliśmy skonfigurować dodatkowe potrzebne analizy oraz wygląd i funkcjonalność nowych dokumentów. Poprawiło to znacznie kontrolę nad sprzedawanym produktem.

Zamówienia do dostawcy i zamówienia klienta

Z uwagi na handel z wieloma dostawcami zagranicznymi i krajowymi ważnym elementem systemu jest możliwość szybkiego i przejrzystego generowania zamówień towarów.

Dzięki wykorzystaniu wcześniej wspomnianego modułu Grafrap możliwe było utworzenie wielojęzycznych szablonów zamówień które wypełniają się automatycznie poprzez skonfigurowane wcześniej kryteria. Przykładowo operator systemu wypełnia formularz zamówienia w języku polskim (nazwę towaru, klienta) a program przekłada dane automatycznie na skonfigurowany wcześniej język włączając w to warunki zamówień jak i nagłówek czy stopkę. Obsługa stanów minimalnych i maksymalnych pozwala na szybką reakcję działu logistyki na rotację towaru.


Zarządzanie informacją o towarze

Firmy zajmujące się handlem produktami spożywczymi często borykają się z problemami odpowiedniego opisania kartoteki towarowej. Jest to spowodowane wymaganiami jakie na firmy nakłada prawo handlowe jak i dbałością o bezpieczeństwo kontrahentów z którymi Hortimex współpracuje – tzw. HACCP (Analiza Ryzyka i Kontrola Punktów Krytycznych).

System Graffiti sprzyja wymaganiom HACCP. Wychodząc naprzeciw wysokim wymogom które dotyczą opisu i możliwości badania dostaw program umożliwia opisywanie poszczególnych partii (opisywanie numerami LOT), dokładne śledzenie historii produktu, poczynając od dostawy pierwotnej a kończąc na poszczególnych wydaniach do klientów (tzw. traceability). W kartotece znajdziemy również miejsce na przechowywanie informacji o dacie ważności produktu, dzięki temu program może poinformować użytkownika kiedy nastąpi przeterminowanie. Te kilka wymienionych funkcji i udogodnień pozwala na zwiększenie zaufania użytkownika do systemu, oraz poprawę jakości obsługi handlowej klienta.


Główne korzyści:

• Obsługa cen ewidencyjnych
• Zmiana interfejsu z Dosowego na Windowsowy
• Dynamiczne zarządzanie działem handlowym oraz przedstawicielstwami
• Kontrola bezpieczeństwa sprzedawanych produktów (kompatybilność z wybranymi wymaganiami HACCP, traceability)
• Szybki dostęp do informacji o aktualnym stanie firmy, a także o stanie spodziewanym w przyszłości
• Rozbudowane, funkcjonalne zarządzanie logistyką