Graffiti ERP w PZ Panepol Sp. z o.o.

Przedsiębiorstwo Zagraniczne Panepol Sp. Z o.o. jest jedną z najprężniejszych i najszybciej rozwijających się firm handlujących artykułami i maszynami wspomagającymi branżę spożywczą na polskim rynku.

Przedsiębiorstwo Panepol zaczęło przeszukiwać rynek informatyczny w celu dopasowania odpowiedniego programu pod profil swojej działalności. Ostatecznie, po wnikliwej analizie i szeregu spotkań, zdecydowano o wdrożeniu Zintegrowanego Systemu Informatycznego Graffiti.ERP. Oto niektóre z oczekiwań i problemów jakie były badane podczas wyboru systemu, a którym firma Questy i program Graffiti.ERP były w stanie wyjść naprzeciw.

Integracja danych pomiędzy oddziałami i działami Przedsiębiorstwa

Firma Panepol posiada oddziały rozproszone na terenie całej Polski. W samej centrali można wyróżnić kilka podstawowych działów taki jak Dział Handlowy, Dział Logistyczny, czy też jeden z najważniejszych jakim jest Księgowość. Przed wdrożeniem systemu ERP prawie każda z komórek (niezależnie czy była umiejscowiona w centrali czy też w innym oddziale) pracowała na różnych, nie zintegrowanych programach. Rodziło to w firmie wiele problemów, poczynając od braku na czas podstawowych informacji dotyczących sprzedaży, zaległości płatniczych, polityki rabatowej, a kończąc na księgowaniu i rozliczeniach z pracownikami. Wybierając system zintegrowany problemy te zostały wyeliminowane w następujący sposób:
Powstała jedna, spójna baza danych z dostępem on-line (na bieżąco) do wszystkich obszarów systemu (w zależności od uprawnień personalnych) dla każdej jednostki.
Dane wprowadzone w oddziałach są widoczne natychmiast w centrali firmy. Dział księgowy widzi dokumenty sprzedaży, zakupu, gospodarki magazynowej i rozliczeń w momencie ich wprowadzenia przez poszczególne komórki. Te ostatnie natomiast mają bieżącą informację o zaległościach płatniczych, polityce rabatowej czy choćby planach sprzedaży przedsiębiorstwa wprowadzanych w Centrali.

Badanie historii i kontrola sprzedawanych towarów

Podstawowym zadaniem jakim powinien sprostać system informatyczny w firmie poruszającej się po rynku spożywczym jest kontrola sprzedawanych produktów.
ZSI Graffiti przygotowany został tak, aby w dowolnym momencie można było uzyskać historię sprzedawanych towarów. Sama kartoteka produktu jest wyposażona w szereg informacji takich jak: atest (numery LOT), temperaturę przyjęcia i przechowywania, datę ważności, wagę, oraz (co tyczy się przede wszystkim maszyn spożywczych oraz części zamiennych) okres gwarancji. W łatwy sposób można uzyskać informację komu i kiedy wybrany (po szeregu kryteriów) towar został sprzedany, lub od jakiego dostawcy pochodził, co ma ogromne znaczenie dla spełnienia wymagań standardu HACCP. Ponadto program ostrzega Użytkownika jeżeli data ważności w momencie sprzedaży nie jest aktualna.
Te przykładowe funkcje systemu Graffiti ERP pilnują bezpieczeństwa kontrahentów z którymi firma współpracuje, a co za tym idzie buduje atmosferę profesjonalizmu i zaufania.

Uzyskanie informacji o stanie firmy

Bardzo ważnym elementem zarządzania przedsiębiorstwem jest bieżąca informacja o przebiegu procesów biznesowych. Możliwość analizy czy polityka jaką firma podąża sprawdza się i pozwala na rozwój czy też jest nieodpowiednia i prowadzi na „biznesowe manowce”.
Możliwość szybkiej i aktualnej analizy nie jest dla systemu Graffiti nowością. Już na początku wdrożenia system wyposażony był w definiowalne przez użytkownika zestawienia, pozwalające na sprawne i skuteczne obliczenia. W ramach wdrożenia zostały również utworzone dodatkowe raporty (pozwala na to wbudowany edytor) zestawiające dowolne dane, potrzebne zdaniem pracowników Panepolu, do sprawnego zarządzania firmą. Mnogość raportów analizujących zyski ze sprzedaży, rotacje magazynowe, czy choćby rankingujących kontrahentów pomaga w rozliczeniach z pracownikami, planowaniu sprawnej polityki handlowej z klientami i dostawcami, oraz daje przejrzysty obraz aktywności na rynku spożywczym.

Profesjonalne zarządzanie relacjami z klientem

W dzisiejszych czasach utrzymywanie dobrego kontaktu z klientem nie może się skutecznie odbywać bez pomocy systemów informatycznych. I w tym wypadku ZSI Graffiti może pochwalić się funkcjonalnością dobrego CRM`a. Jednym z kryteriów na jakie przedsiębiorstwo Panepol zwracało uwagę przy wyborze systemu był rozbudowany modułu do zarządzania relacjami z klientem zintegrowany z pozostałymi częściami systemu ERP. Kilka przykładów wykorzystania owego modułu:
Planowanie zadań, spotkań i rozmów telefonicznych dotyczących klientów. Rejestracja zdarzeń, informacji związanych z procesami biznesowymi. Zbieranie danych o kontrahentach, konkurencji, produktach. Zlecanie i rozliczanie zadań przez kadrę kierownicza dla Przedstawicieli Handlowych.

Główne korzyści:

Połączenie firmy o ogólnopolskim zasięgu w spójną całość
Integracja danych handlowych, logistycznych z danymi księgowymi
Kontrola bezpieczeństwa sprzedawanych produktów
Dostęp do informacji bieżącej o stanie firmy
Sprawne zarządzanie kosztami firmy