CRM w budownictwie - wdrożenie w Quadriga Rusztowania Sp. z o.o.

W dynamicznie zmieniającej się sytuacji w sektorze budowlanym, kluczowa dla zarządzania przedsiębiorstwem jest możliwość szybkiego dostępu do informacji związanych z realizowanymi i planowanymi zleceniami. Nieodzownym narzędziem dla firmy budowlanej jest system informatyczny, który pozwoli zapanować nad bieżącą działalnością i usprawnić komunikację z Klientami.

Quadriga Rusztowania Sp. z o.o. jest prężnie rozwijającą się firmą z sektora budowlanego. W przeciągu 5 lat przedsiębiorstwo to zdobyło pozycję lidera na wielkopolskim rynku najmu i montażu rusztowań.

Zarząd firmy Quadriga zdecydował w lutym 2007 roku o wdrożeniu systemu wspomagającego zarządzanie relacjami z Klientami. Wybór padł na ofertę Questy, głównie ze względu na elastyczność proponowanego systemu i możliwość jego dostosowania do specyficznych wymagań firmy. Nie bez znaczenia było również doświadczenie i wiedza konsultantów Questy w zakresie organizacji i zarządzania w przedsiębiorstwach z sektora budowlanego.

1. Zarządzanie kontraktami

• Ofertowanie i pozyskanie kontraktu. W firmie budowlanej proces pozyskania kontraktu oznacza zazwyczaj wieloetapowy projekt, w którym uczestniczy szereg osób. CRM pozwala na bieżąco monitorować stan rozmów handlowych, modyfikować oferty w zależności od zmieniających się cen i dostępności towarów, oraz przypisywać określone zadania związane z pozyskaniem kontraktu odpowiednim pracownikom.
• Automatyczne generowanie i gromadzenie dokumentów. Dla firmy budowlanej istotne jest, aby dokumenty związane z kontraktem były aktualne i łatwo dostępne dla uprawnionych użytkowników. CRM pozwala szybko dotrzeć do dokumentów i ich archiwalnych wersji. Dodatkowo system oszczędza czas użytkowników przez możliwość automatycznego generowania wybranych dokumentów – np. zamówień czy ofert.
• Analiza pod kątem zapotrzebowania na towary i siłę roboczą. Dzięki CRM kadra kierownicza może sprawnie prognozować zapotrzebowanie na towary, które będą potrzebne do realizacji nadchodzących zleceń. Funkcja planowania czasu pracy zespołów montażowych pozwala na efektywne nimi zarządzanie i optymalne wykorzystanie posiadanych zasobów.

2. Zarządzanie zleceniami

• Kontrola pracochłonności i kosztów zlecenia. CRM  pozwala na rejestrowanie zdarzeń, które składają się na prace wykonywane podczas realizacji zlecenia. Na podstawie zadeklarowanych stawek system wylicza dotychczasowy koszt zlecenia, dzięki czemu możliwe jest porównywanie na bieżąco warunków kontraktu z rzeczywiście poniesionymi kosztami.
• Zarządzanie ekipami montażowymi. CRM ma szczególne znaczenie dla sprawnego zarządzania zespołami pracowników. Z jednej strony usprawnia bieżącą kontrolę nad zadaniami wykonywanymi przez pracowników, z drugiej pozwala analizować informacje dotyczące prac wykonanych przez wybrane zespoły montażowe. Daje to kierownictwu podstawy do podejmowania bardziej trafnych decyzji w zakresie planowania nadchodzących prac.
• Kontrola podwykonawców i firm współpracujących. Współpraca z podwykonawcami jest elementem, który w firmie w budowlanej powinien podlegać szczególnej kontroli. CRM polepsza kontrolowanie terminów i warunków współpracy z podwykonawcami i umożliwia kontro-lowanie poziomu kosztów związanych z pracami wykonywanymi przez firmy współpracujące.

3. Uporządkowanie przepływu informacji

• Delegowanie zadań. Umożliwienie precyzyjnego wskazania wykonawcy zadania, wraz z terminem oraz priorytetem jego wykonania, znacząco usprawnia proces planowania pracy poszczególnych pracowników firmy oraz umożliwia kontrolowanie stopnia wykonania powierzonych im zadań.
• Zintegrowana komunikacja e-mail. Zintegrowanie w systemie dwustronnej komunikacji e-mailowej pozwala znacząco zredukować czas potrzebny na ewidencjonowanie poczty elektronicznej. Proces wysyłania i odbierania poczty od kontrahentów również przebiega szybciej i sprawniej.
• Rejestracja zdarzeń. System CRM pozwala na bieżąco rejestrować szczegółowe zdarzenia dotyczące działalności firmy. Użytkownicy mają dostęp do historii zdarzeń związanych z da-nym kontrahentem i realizowanych na jego rzecz kontraktów i zleceń.

4. Utworzenie bazy danych o Klientach

• Elastyczne kartoteki kontrahentów. CRM umożliwia gromadzenie dowolnych informacji dotyczących kontrahentów – zarówno potencjalnych jak i obecnych. Dodatkowo kartoteki umożliwiają przypisanie do wybranego kontrahenta wielu osób kontaktowych oraz precyzyjne określenie kompetencji każdej z nich. Pozwala to kierować poszczególne sprawy do właściwych osób i oszczędzać czas swój i kontrahenta.
• Synchronizacja z Symfonią Premium. CRM został zintegrowany z systemem handlowo - magazynowym Symfonia Handel Premium, dzięki czemu dane dotyczące kontrahentów, ich warunków płatności, wystawionych dokumentów itd. są identyczne dla całej platformy programowej w przedsiębiorstwie.
• Operacje masowe. Zgromadzone w kartotekach informacje mogą zostać wykorzystanie do masowych operacji – np. mailingów, akcji promocyjnych itd. CRM umożliwia precyzyjny dobór kontrahentów, którzy mają zostać objęci akcją, oraz automatyczne rozesłanie do nich spersonalizowanych wiadomości drogą mailową bądź faxem.

Główne korzyści

• Usprawnione zarządzanie kontraktami oraz zleceniami wykonywanymi przez firmę;
• Utworzenie i zabezpieczenie spójnej bazy wiedzy o kontrahentach;
• Usprawnienie przepływu informacji wewnątrz firmy oraz między firmą a jej kontrahentami;
• Wprowadzenie mobilnego systemu zintegrowanego z obecnym systemem handlowo - magazynowym.