Agencja reklamowa Expansja z CRM

Agencja Expansja Advertising jest doskonałym przykładem dynamicznie rozwijającej się firmy z branży reklamowej. Expansja Advertising działa głównie na następujących obszarach: projektowanie i produkcja materiałów poligraficznych, programy lojalnościowe, prowadzenie kampanii outdoorowych.

W październiku 2006 roku zarząd firmy podjął decyzję odnośnie wprowadzenia w firmie systemu CRM. Expansja Advertising poszukiwała rozwiązania pozwalającego na elastyczne dopasowanie oprogramowania do swoich potrzeb przy zachowaniu maksymalnej stabilności systemu. Dodatkowym czynnikiem decydującym przy wyborze oferty było doświadczenie i pozytywne referencje firmy QUESTY. Głównym celem przedsięwzięcia był wzrost konkurencyjności firmy poprzez usprawnienie przepływu informacji wewnątrz firmy oraz pomiędzy współpracującymi podmiotami. W czasie procesu wdrożenia zrealizowano podstawowe cele wprowadzenia systemu CRM w firmie a na szczególną uwagę zasługują obszary takie jak zarządzanie zleceniami, uporządkowanie przepływu informacji oraz utworzenie bazy wiedzy o klientach.

1. Zarządzanie zleceniami

Agencje reklamowe posiadające własne studio jak i zlecające prace projektowe oraz produkcyjne na zewnątrz, muszą się zmierzyć z koniecznością panowania nad olbrzymią ilością ustaleń z kontrahentami w stosunku do czynników, które czynią projekty opłacalnymi. Mówiąc o zarządzaniu zleceniami w wypadku agencji reklamowej warto wspomnieć o następujących obszarach:

• Sterowanie zleceniem od momentu przyjęcia do momentu odbioru przez zleceniodawcę. Rozwiązanie CRM pozwala na wiązanie różnego typu zadań oraz zdarzeń pod realizowanym projektem. Każde zdarzenie posiada automatycznie przypisanego wykonawcę, datę oraz godzinę co pozwala na łatwe odtwarzanie ustalonych zasad współpracy przy wybranym projekcie. Zlecenia posiadają typy oraz fazy co pozwala na uporządkowanie przepływu informacji w ramach zlecenia wg zasad WorkFlow.
• Kontrola pracochłonności i kosztów zlecenia. CRM pozwala na przypisywanie czasu wykonywania zadania a co za tym idzie umożliwia określanie przybliżonych kosztów realizacji zlecenia przez studio. Koszty mogą być grupowane i mierzone w kontekście studia, osoby, grupy osób lub kontrahenta w wybranym przez użytkownika przedziale czasowym.

2. Uporządkowanie przepływu informacji

Jednym z głównych problemów firm usługowych jest przepływ informacji wewnątrz firmy jak i pomiędzy jej kontrahentami. Omawiając niniejszy obszar należy wspomnieć o następujących elementach:

• delegowanie zadań. CRM umożliwia przekazywanie informacji w formie zadań przyporządkowanych do dowolnego wątku, podmiotu, osoby w ramach systemu. Działa to jak zintegrowany w ramach przedsiębiorstwa uniwersalny organizer z opcją przekazywania informacji pomiędzy pracownikami.
• zintegrowana baza zdarzeń. Rejestracja jakichkolwiek ustaleń z kontrahentem w systemie CRM powoduje, iż informacje te są od razu dostępne dla innych uprawnionych w firmie osób. Pozwala to na wzajemne wspieranie pracowników, ułatwia znacząco współpracę pomiędzy specjalistami a także zmniejsza szanse na ewentualną pomyłkę. Ustalenia dotyczące określonego zlecenia, transakcji, kontrahenta są odpowiednio pogrupowane i dostępne w szybki, przyjazny sposób.
• zarządzanie kontraktami. CRM posiada funkcję prowadzenia kontraktów służących przede wszystkim jako narzędzie do zarządzania procesem pozyskiwania klientów oraz zleceń. Kontrakty są przypisywane do odpowiednich podmiotów, handlowców oraz produktów. Główną zaletą rozwiązania jest uporządkowanie informacji oraz łatwość przetwarzania z punktu widzenia osoby zarządzającej.
• zarządzanie zleceniami. Wykorzystując system CRM Agencja Reklamowa zyskuje przydatne narzędzie pozwalające na łatwe przetwarzanie informacji związanych z zleceniami. W każdej chwili posiadamy możliwość sprawdzenia, które zlecenia są aktualnie realizowane przez studio, ile zleceń oczekuje na rozpoczęcie prac oraz jakie zlecenia w ostatnim czasie wykonał wybrany grafik. Analizę zleceń można przeprowadzić w oparciu o własne dowolnie wybrane kryteria a dzięki automatycznym zestawieniom system pozwala na  przyspieszanie procesów zdefiniowanych przez użytkownika np: w momencie ukończenia prac projektowych nad zleceniem, na pulpicie opiekuna handlowego klienta pojawia się informacja o możliwości przekazania go do odpowiedniej osoby w celu odbioru.
• komunikacja elektroniczna. Rozwiązanie CRM posiada wbudowanego klienta pocztowego. Ten mechanizm pozwala na integrację wszystkich skrzynek pocztowych w firmie z kartotekami kontrahentów oraz powoduje, iż informacja o podmiocie w ramach jego kartoteki jest kompleksowa. Integracja skrzynek pocztowych powoduje również, iż korespondencja elektroniczna tworzy historię zdarzeń z kontrahentem a łatwy dostęp do nich mają wszystkie uprawnione osoby.

3. Utworzenie bazy wiedzy o klientach

Wprowadzenie systemu CRM w Agencji Reklamowej powoduje, iż firma zaczyna gromadzić w jednej bazie danych informacje o współpracujących podmiotach, osobach kontaktowych oraz zdarzeniach.

• elastyczne kartoteki kontrahentów oraz operacje masowe: Rozwiązanie CRM umożliwia stworzenie dopasowanych do własnych preferencji kartotek kontrahentów, zawierających wybrane wg własnych potrzeb kryteria służące do analiz i operacji masowych. W ciągu kilku sekund osoba zarządzająca może odnaleźć wszystkich, spełniających wybrane kryteria, kontrahentów i zlecić odpowiednie powiązane z nimi zadanie lub wysłać do nich wiadomość z odpowiednią informacją.ochrona przed utratą poufnych informacji. CRM chroni również firmę przed przykrymi skutkami utraty pracownika odpowiedzialnego za współpracę z kontrahentem. Po wdrożeniu rozwiązania dane o kontrahencie znajdują się w zintegrowanej bazie danych a nie w notesie handlowca, tym samym w razie nagłego zerwania współpracy zwiększa to szanse na zabezpieczenie cennych informacji w firmie.

Główne korzyści:

• Stworzenie zintegrowanej i bezpiecznej bazy danych o klientach
• Usprawnienie przepływu informacji wewnątrz firmy i pomiędzy kontrahentami
• Wykorzystanie jako narzędzie kontroli kosztów realizacji zleceń
• Uporządkowanie procesu realizacji projektów na zasadach WorkFlow.